Кадровый учет

Кадровый учет — неотъемлемая часть общей системы бухгалтерского учета, принятой на предприятии. В него входит оформление документов и внесение данных в соответствующие учетные регистры информации о всех видах взаимоотношений работника и работодателя. Работа кадровиков строго регламентирована. Любые нарушения чреваты серьезными штрафами, поэтому к кадровому учету имеет смысл допускать лишь хорошо подготовленных специалистов. Однако нанимать в штат высокооплачиваемого сотрудника данного профиля не всегда целесообразно. Потребность в его услугах возникает лишь эпизодически. Поэтому более рациональным считается сотрудничество в формате аутсорсинга. Это означает, что специалист по кадрам привлекается лишь для оформления документов и составления отчетности.

Что включают в себя услуги учета кадров

Применительно к кадровой службе, аутсорсинг предусматривает предоставление таких услуг, как:

• формирование учетно-кадровой политики. Помимо форм учета, по закону обязательных для применения, каждая компания вправе самостоятельно разработать дополнительную документацию. Она может понадобиться для улучшения эффективности управления персоналом, получения от него более выраженной финансовой отдачи;
• разработка общих документов кадрового учета. К таковым относятся коллективные и индивидуальные трудовые договоры, положения по оплате труда, должностные инструкции);
• ведение трудовых книжек сотрудников, личных карточек, заполнение журналов учета
• прием, перевод, увольнение сотрудников;
• составление графиков работы, оформление отпусков.

Кроме того, привлеченный специалист по кадрам успешно справляется с выполнением периодических операций (оформление приказов, отправка уведомлений и т. п.).

Виды бухгалтерской отчетности

Помимо работы с внутренней документацией, кадровая служба обязана предоставлять отчетность в ряд органов государственной власти. В зависимости от получателя, существует несколько типов отчетов по кадрам:

• отчетность в Пенсионный фонд РФ. В нее входят сведения о работниках, которые в отчетный период сотрудничали с компанией. Отчитываться перед ПФР обязаны как российские, так и иностранные компании, индивидуальные предприниматели и самозанятые лица, осуществляющие свою деятельность на территории страны. Кроме того, кадровая служба должна предоставить данные о собственной работе (СЗВ-СТАЖ) и об изменениях в формате ведения трудовых книжек отдельных сотрудников (СЗВ-ТД);
• данные для Росстата. Состав отчетных документов для этой организации во многом определяется характером деятельности фирмы. Для предприятий различных направлений состав сведений для статистических органов может существенно отличаться. Причем в требуемую отчетную документацию часто вносятся изменения в состав таких документов. Может поменяться перечень необходимых сведений, срок сдачи отчетности. Чтобы полностью выполнить требования постоянно изменяющихся требований, кадровик должен обладать высокой квалификацией, непрерывно отслеживать последние изменения в законодательстве. В противном случае есть риск отправки либо несвоевременной, либо неполной информации, что чревато штрафными санкциями;
• отчеты в Службу занятости населения. Сюда кадровые службы обязаны предоставлять информацию по открывающимся и закрывающимся вакансиям, наличии и заполненности квот по сотрудникам с инвалидностью. Причем в разных регионах состав требуемой для отчета информации может отличаться. Соответственно, ответственный за ведение кадрового учета сотрудник обязан отслеживать изменения не только в федеральном, но и в региональном законодательстве;
• отчеты для военкомата. В крупных компаниях существует практика формирования военно-учетных столов, занимающихся исключительно взаимоотношениями предприятия с военными комиссариатами. Однако при численности менее 500 сотрудников чаще всего ведение отчетности для военкоматов возлагается на кадровую службу. Существует две формы, предоставляемые в военкомат: №6 и №1. Первая содержит информацию о числе военнообязанных сотрудников компании, включая имеющих бронь по специальности. Второй документ подразумевает сведения о воинском учете работников.

Особенности кадрового учета в российских компаниях

Нарушения в области трудового законодательства чреваты серьезными финансовыми потерями (штрафы, выплата различных компенсаций). Проблемы в сфере кадрового учета могут возникать по нескольким причинам. Наиболее распространенной является конфликт в форме трудового спора между сотрудником и предприятием. Причиной может стать несогласие работника с формой и размером оплаты труда, графиком и условиями работы, иными причинами. Поэтому кадровым службам необходимо отлично ориентироваться не только в трудовом, но в и в налоговом, и в гражданском законодательстве. Еще одной особенность учета кадров являются трудовые споры, возникающие при увольнении сотрудников. Здесь также необходимо глубокое знание нормативной базы и сложившейся юридической практики. Кроме того, для Российско Федерации характерен непрерывный процесс законотворчества. Ответственным за кадровый учет специалистам порой затруднительно отслеживать все нововведения. Результатом могут стать значительные штрафы. Причем факт выявления нарушений в кадровом учете нередко становится предметом огласки. Страдает репутация фирмы, ставятся под угрозу взаимоотношения с ценными контрагентами. Поэтому любая компания стремится к налаживаю у себя идеального учета в кадровых службах.

Схема работы с нами

Для того, чтобы организовать эффективный кадровый учет в бухгалтерии своей компании, достаточно связаться с нами. Обладая большим опытом, наши специалисты определят узкие моменты в организации учета, предложат варианты исправления ситуации. После того, как перечень предстоящих организационных мероприятий, а также формат взаимодействия будут согласованы, составляется договор. В нем содержатся сведения о заказанных услугах, их объеме, условиях и размере оплаты.

Наши преимущества

Сотрудничество с нашей компанией в сфере организации кадрового учета дает следующие преимущества перед наймом штатной кадровой службы: уменьшаются расходы на кадровый учет. Это происходит из-за того, что аутсорсинг-кадровик не присутствует постоянно на рабочем месте. Ему оплачивается лишь фактически отработанный объем работы; полностью исключаются штрафные санкции. Наши сотрудники великолепно ориентируются в текущем законодательстве, следят за изменениями в нем. Соответственно, исключается неправильное оформление сотрудников, порядок подачи форм кадровой отчетности. Соответственно, претензии со стороны надзорных не могут иметь под собой оснований. Уменьшается риск трудовых споров. Мы готовы разъяснить работнику юридические моменты возникшего конфликта, обосновать правильность принятых по отношению к нему решений. Сотрудничество с нами — это гарантия спокойствия, чистота кадровой документации и своевременно предоставленные отчеты по персоналу.

Кадровый учет– широкий комплекс мер, рутинных операций и процессов, необходимых для регламентирования трудовых отношений между работодателем и нанятым сотрудником.

Ведение такого учета требуется для сбора и хранения актуальной информации о сотрудниках, поддержания нормального функционирования компании. Кадровый учет включает в себя оформление большого количества документов, содержащих информацию о каждом человеке, работающем в штате компании.

Кадровый специалист фиксирует численность сотрудников, оформляет документальные подтверждения их перемещений в структуре организации. Сюда относится прием на работу, увольнение, переводы, оформление отпуска и другое.